一份遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)的方案

檔案管理：
公司秘密文件的管理，權(quán)限極其嚴(yán)格。
1. 目錄管理：公司所有檔案的察看目錄。
2. 檔案檢索：按照一定的字段（檔案號(hào)、存檔人、存檔日期、檔案主題等）進(jìn)行檔案的檢索。
3. 檔案借閱；通過(guò)嚴(yán)格的審批（多級(jí)審批或同級(jí)多次審批等）由借閱人簽收后借閱出去，其中的管理項(xiàng)目包括：借閱人、預(yù)借閱時(shí)間、實(shí)際借閱時(shí)間、簽訂保密協(xié)議、領(lǐng)導(dǎo)審批備案、借閱的檔案信息等。
此欄目主要由公司的檔案部負(fù)責(zé)。
公文管理：
針對(duì)不同的用戶（即不同權(quán)限）的公文方面的管理，主要體現(xiàn)在文書(shū)流轉(zhuǎn)方面。
1. 收文管理：參考“電子郵件”的“收件箱”。每固定時(shí)間可以進(jìn)行數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計(jì)。
2. 發(fā)文管理：參考“電子郵件”的“發(fā)件箱”。每固定時(shí)間可以進(jìn)行數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計(jì)。
3. 督查管理：主要是在重要的執(zhí)行人員（中上層級(jí)別）在收到文書(shū)但沒(méi)有處理的時(shí)候，通過(guò)智能系統(tǒng)提醒他快速執(zhí)行。其他人員智能系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄他的日志，對(duì)其進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，以做日后績(jī)效考核方面的參考依據(jù)。
此欄目主要由公司的總辦人員負(fù)責(zé)。
流程管理：
部門負(fù)責(zé)人（或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）自己可以設(shè)計(jì)職責(zé)范圍內(nèi)的文檔格式和形象：
1. 表單向?qū)В罕韱蔚脑O(shè)計(jì)向?qū)А?
2. 流程設(shè)計(jì)賀自定義工作流：工作流在實(shí)際應(yīng)用中需要有靈活的適應(yīng)能力，利用此系統(tǒng)可視化流程定義工具，系統(tǒng)管理員可以無(wú)須編程、通過(guò)拖拉操作進(jìn)行“所見(jiàn)即所得”的流程設(shè)計(jì)，而且工具提供了四種基本流程類型選擇（普通、子流、自動(dòng)、轉(zhuǎn)流程），可以定義流程在不同狀態(tài)的數(shù)據(jù)字段控制（不可見(jiàn)、可見(jiàn)、可改 ），設(shè)定流程中系統(tǒng)自動(dòng)催辦、督辦的時(shí)間，進(jìn)行規(guī)則檢查以及通過(guò)流程定義文件分發(fā)用戶定義流程，最強(qiáng)大的功能是允許用戶通過(guò)COM／DCOM對(duì)象動(dòng)態(tài)擴(kuò)展工作流。
3. 流程角色和用戶管理：系統(tǒng)管理員可以方便靈活地定義工作流中有關(guān)的角色和用戶，設(shè)定其用戶權(quán)限（查詢范圍和密級(jí)、有權(quán)催辦或重發(fā)），利用此系統(tǒng)可視化流程監(jiān)控工具，用戶可以根據(jù)權(quán)限進(jìn)行流程的監(jiān)控和統(tǒng)計(jì)工作，包括流程狀態(tài)動(dòng)態(tài)顯示、流轉(zhuǎn)路徑跟蹤顯示（處理步驟、處理時(shí)間、處理人、處理意見(jiàn)）以及對(duì)流轉(zhuǎn)文檔的催辦、督辦、強(qiáng)制撤回、跳過(guò)等
4. 流程監(jiān)控：在工作運(yùn)作中，部門負(fù)責(zé)人（或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）可以監(jiān)控整個(gè)流程是否按計(jì)劃實(shí)施。
5. 流程查詢：在工作運(yùn)作中，部門負(fù)責(zé)人（或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）可以查詢每個(gè)工作細(xì)目的詳細(xì)狀況，如：負(fù)責(zé)人、工作時(shí)間、協(xié)調(diào)者、所需資源等。
6. 流程統(tǒng)計(jì)：工作流引擎自動(dòng)將所有流程處理日志記入數(shù)據(jù)庫(kù)，用戶可根據(jù)實(shí)際需要生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。系統(tǒng)內(nèi)置的統(tǒng)計(jì)功能如圖所示，可按每固定時(shí)間段（時(shí)、天、周、月、季、年）內(nèi)，按照不同統(tǒng)計(jì)方式：負(fù)責(zé)人（細(xì)化到每個(gè)人）或資源（資金、設(shè)備、場(chǎng)地等）；不同顯示順序，對(duì)流程的收文數(shù)、簽收數(shù)、已處理數(shù)、平均處理時(shí)間、平均簽收時(shí)間等指標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。用戶也可以利用這些數(shù)據(jù)按照自己的要求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)處理。
系統(tǒng)管理：
后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)方面的管理：
1. 信息管理：所有涉及公司的信息發(fā)布、修改、刪除等管理，包括系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和安裝。
2. 組織構(gòu)造：包括行政方面（組織構(gòu)架）、財(cái)務(wù)方面（工資、福利、待遇）、職稱方面（高級(jí)、中級(jí)、初級(jí)、無(wú)）等。
3. 討論組：BBS的技術(shù)細(xì)節(jié)，包括系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和安裝。
4. 郵件系統(tǒng)安裝：文書(shū)流轉(zhuǎn)的主要渠道。包括系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和安裝。
5. 下載系統(tǒng)：對(duì)用戶從服務(wù)器短Down信息資料的管理，包括：格式文件屏蔽、每日最大下載量、下載IP記錄等。包括系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和安裝。
6. 全文檢索功能：按數(shù)據(jù)庫(kù)的搜索字段（如：作者、時(shí)間、主題、關(guān)鍵詞等）進(jìn)行辦公系統(tǒng)內(nèi)所有文件的檢索。包括系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和安裝。
7. 即時(shí)通訊功能：包括收信息者、發(fā)信息者、信息撰寫(xiě)框、發(fā)送、回復(fù)、聯(lián)系人名單等。可以在辦公區(qū)域內(nèi)察看在線人員，直接以WEB方式聯(lián)系他。
8. 權(quán)限管理： 遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)在權(quán)限方面的管理非常嚴(yán)謹(jǐn)而且較為靈活。其中，系統(tǒng)管理員為最高權(quán)限者，可使用流程用戶角色管理器指定其他用戶，并設(shè)定其權(quán)限。
術(shù)語(yǔ)：“用戶”—— 遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)的基本參與者是用戶，即Exchange Server上的一個(gè)信箱。每個(gè)信箱與一個(gè)WEB用戶的帳號(hào)關(guān)聯(lián)。用戶需首先用WEB用戶的帳號(hào)登錄后，才能進(jìn)入某一個(gè)郵箱，即以某用戶的身份進(jìn)行流程處理。
“角色”：角色是指承擔(dān)同一任務(wù)的一組用戶，同一角色中任一用戶簽收并完成處理則認(rèn)為該狀態(tài)的任務(wù)已完成。例如：報(bào)銷流程中部門審核可由部門的經(jīng)理或副經(jīng)理進(jìn)行，文書(shū)流轉(zhuǎn)中信文到達(dá)該狀態(tài)后自動(dòng)發(fā)送到經(jīng)理和副經(jīng)理的信箱，任何一個(gè)人批示后即轉(zhuǎn)入下一步處理，同時(shí)將其他信箱中的副本刪除。與傳統(tǒng)方法相比，自動(dòng)化程度更高。此外，一些狀態(tài)的處理選擇由工作流引擎自動(dòng)進(jìn)行，無(wú)須具體用戶干預(yù)，則可指定一個(gè)空角色（不包含任何用戶）作為該狀態(tài)的虛擬參與人。例如：自動(dòng)狀態(tài)、結(jié)束狀態(tài)等。
“用戶權(quán)限”：每個(gè)用戶在同一流程中權(quán)限相同，在不同流程有不同權(quán)限。
查詢范圍：
權(quán)限——無(wú)：不能查詢?nèi)魏伪玖鞒绦盼募叭罩?
權(quán)限——所有：可查詢所有本流程信文及日志
權(quán)限——本用戶經(jīng)辦：可查詢本用戶經(jīng)辦的信文及日志
權(quán)限——本角色經(jīng)辦：可查詢用戶所在角色經(jīng)辦的信文及日志
密級(jí)：預(yù)定義四個(gè)密級(jí)（絕密、機(jī)密、秘密、普通），權(quán)限設(shè)置向下兼容（如有機(jī)密權(quán)限的用戶可查詢秘密和普通級(jí)信文及日志）。
文書(shū)流轉(zhuǎn)：預(yù)定義四個(gè)權(quán)限：催辦、重發(fā)、跳轉(zhuǎn)、撤回：可對(duì)用戶在該流程中催辦、重發(fā)、跳轉(zhuǎn)、撤回等操作設(shè)置許可權(quán)。
9. 字段配置：整個(gè)系統(tǒng)建設(shè)的程序開(kāi)發(fā)。